PMI - Mapa de Procesos

Áreas de Conocimiento vs Grupos de Gestión

Resumen PMBOK Entradas Herramientas y Salidas (Descargar .xls)

Resumen PMI

Siempre quise realizar esto pero por falta de tiempo no lo hice, ahora que estoy de vacaciones  aproveché para armarlo y compartirlo, espero les sirva.

Nivel 1: Grupos de Gestión

Nivel 2

Nivel 3:
Gestión de Integración

Proyectos 80% de planificación

Estuve evaluando el blog y veo que  lo estoy orientando mal, lo puse como un espacio para hacer catarsis, si bien es cierto todo los gestores de proyectos  tenemos malos días, pero también hay buenos días, donde podemos  evaluar el cronograma o ver los indicadores de gestión y observar que hemos hecho un buen trabajo, que estamos llevando adelante un proyecto, que los riesgos siempre van a existir, pero  lo importante es salir adelante pese a todo. Los planes de contingencia ayudan un montón.

 En el último proyecto realizado, se tuvo un tiempo considerable de planificación y la ejecución del proyecto fue de solo dos madrugadas, realizado de madrugada debido a que solo se dispone de una ventana de tiempo mas pequeña para este tipo de proyectos lo mas recomendable es detallar mucho mas el plan, las actividades y afinar los tiempos. Todo tiene que calzar exactamente  como lo planeado porque no se dispone de tiempo y mucho menos pueden haber errores fuera del colchón estimado. Que obviamente son minutos. El costo de la calidad es tan grande que corregir algo sobre la marcha significaría "fracaso".

Es por ello que es muy necesario  detallar entre otras cosas:

• Las plantillas a utilizar
• Los responsables deben estar muy involucrados
• Los hitos predecesores, deben cumplirse necesariamente
• La comunicación debe ser efectiva
• Los responsables deben cumplir estrictamente los tiempos establecidos en el cronograma de caso contrario disparar los planes de contingencia.

La revisión del cronograma, paso a paso  lo realicé N veces, con cada uno de los responsables e interesados clave, asignando  un hito de comunicación por cada tarea cumplida de un equipo para así asegurarme que sepan exactamente que  hacer en cada actividad detallada. así como también el siguiente equipo sepa  el momento exacto que debe empezar la actividad.

El proyecto salió bien, pero como siempre tuve un pequeño retraso en el cierre del proyecto, los integrantes del equipo bajan la guardia en esta tarea suponiendo que el proyecto ya es un éxito. Pero como Uds saben, un proyecto no puede ser considerado exitosos si aun no se ha cerrado adecuadamente considerando la conformidad general, lecciones aprendidas y demás documentos de cierre.

Reconocimiento y llamada de atención

Uno de las cosas que me gustó mucho en una clase del postgrado es cuando mi profesor explicó sobre el reconocimiento y llamada de atención al equipo,

"Un reconocimiento debe ser público, y una llamada de atención debe ser personal  e inicialmente en privado"

La mayoría de los profesionales que conozco valoran más el reconocimiento: unas palabras de "felicitaciones", "Buen trabajo", "Que bien está quedando el proyecto" y para cerrar las felicitaciones públicas por los proyectos culminados, y más aun si son publicadas en medios de comunicación y mencionan sus nombres: estos artículos, documentos, revistas y demás los guardamos como un trofeo, y nos esmeramos en los proyectos que nos  asignan, nace una especie de competencia sana y la curiosidad por saber quien  o que equipo de proyecto será reconocido  en determinado periodo.

Con todo lo mencionado antes, si el proyecto  no tiene recursos adicionales para reconocimientos económicos, no hay porque pensar que es la única forma de motivar al personal.

Muchas veces gestionar reconocimientos de empresas o personas con mayor cargo que el mío es la forma de motivar a mi personal.  Mi presupuesto es limitado pero es hermoso ver el rostro del equipo cuando mencionan o leen una revista (cuanto más publica y de mayor alcance mejor) donde describen el esfuerzo y resaltan las bondades de éste. 

Mas por el contrario si algo salió mal, en el proyecto o rendimiento se evidencia fallas, es  mucho mas efectivo llamarlo y en lugar privado  conversar y ver el porque del cambio. Manejarlo en etapas evaluando si puede ser manejable o no, de no serlo podría pensarse en medidas más drásticas pero al principio es bueno enterarse y darle la oportunidad de reivindicar.

Se me vino esto a la mente porque esta semana por la premura del tiempo y reuniones que tuve no hice reconocimiento alguno a dos proyectos que culminaron exitosa mente. estuve tan atareada que no me percaté que lo que necesitaban era unas felicitaciones,  los lideres del proyecto vinieron a  mi oficina en varias ocasiones, realizándome consultas y presentando los documentos de conformidad general que no les presté atención. Mañana a primera hora  voy a realizar esta tarea tan sencilla  ya la vez muy importante.

Recordando el Primer Año

Hace mas o menos un año que empecé con esta aventura, antes de ir al XXX me desempeñaba como Analista de Sistemas en el otra institución, tenía logros individuales, el trabajo era ligero. Pero la Directora era una mujer déspota que solo apoyaba al personal que pertenecía al partido, por ello opte por buscar otro trabajo.

Buscando en Internet vi una convocatoria para el XXX, pensé que era XXXY, desinformada total... presenté mis papeles para Analista de Sistemas, postulé y gané. Empecé a trabajar el 22 de octubre como analista, llegué el lugar era muy tétrico... la gente muy fría no sabía a que me afrontaba. a la semana recibí una propuesta de asumir la gestión del área de desarrollo, en adelante cambié de cargo de conocer y gestionar los sistemas existentes.

La empresa estaba en cambios  habían retirado del cargo al Director del área y su gente, nos quedábamos pocas personas y la mayoría eramos nuevos.

Teníamos el proceso XXX2014  como un gran reto, y antes de eso dos procesos pequeños también con retos y aprendizaje, XXX2013 y XXXL2014.